W ostatnich tygodniach otrzymaliśmy od Was sporo pytań o konieczność prowadzenia dokumentacji w formie elektronicznej. Ustawa faktycznie wskazuje dzień 1 stycznia 2019 roku jako termin obowiązkowego przejścia na EDM. Dodatkowe zamieszanie wynikało z przepisów zawartych w rozporządzeniach Ministra Zdrowia. W dzisiejszym, krótkim wpisie postaramy się wyjaśnić Wam co wydarzyło się w prawie medycznym na koniec zeszłego roku i kogo te zmiany dotyczą.

Na wstępie chciałbym Cię uspokoić. Udzielając świadczeń ambulatoryjnych z zakresu fizjoterapii nie musisz przechodzić jeszcze na elektroniczną dokumentację medyczną. Pod koniec roku nie było to jednak takie pewne. Istniały wtedy jeszcze przepisy, które wprowadzały taki wymóg.

Kogo dotyczy obowiązek przejścia na EDM z dniem 1.01.2019?

Regulacje dotyczące prowadzenia dokumentacji medycznej znajdują się w kliku różnych aktach prawnych.  Najważniejsze z nich znajdziemy w ustawie o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta, rozporządzeniu Ministra Zdrowia w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania, ustawie o systemie informacji w ochronie zdrowia i kliku innych. Regulacje, które przesądzają o dacie obowiązkowego przejścia na EDM umieszczone zostały w ustawie o systemie informacji w ochronie zdrowia.

W artykule 56 ust. 1 czytamy, że dokumentacja określona w przepisach na podstawie artykułu 13a może być prowadzona w postaci papierowej do 31 grudnia 2018. Żeby odszyfrować, co dokładnie kryje się pod treścią tego przepisu powinniśmy udać się do kolejnego aktu - Rozporządzenia Ministra Zdrowia w sprawie rodzajów elektronicznej dokumentacji medycznej.

Tam czytamy, że elektroniczną dokumentację stanowią:

  • „informacja o rozpoznaniu choroby, problemu zdrowotnego lub urazu, wynikach przeprowadzonych badań, przyczynie odmowy przyjęcia do szpitala, udzielonych świadczeniach zdrowotnych oraz ewentualnych zaleceniach - w przypadku odmowy przyjęcia pacjenta do szpitala (…),
  • informacja dla lekarza kierującego świadczeniobiorcę do poradni specjalistycznej lub leczenia szpitalnego o rozpoznaniu, sposobie leczenia, rokowaniu, ordynowanych lekach, środkach spożywczych specjalnego przeznaczenia żywieniowego i wyrobach medycznych, w tym okresie ich stosowania i sposobie dawkowania oraz wyznaczonych wizytach kontrolnych (…),
  • karta informacyjna z leczenia szpitalnego (…).”

Z zacytowanego powyżej przepisu wynika jednoznacznie, że fizjoterapeuta prowadząc przychodnię albo gabinet nie ma obowiązku przejścia na elektroniczną dokumentację medyczną.

Sprawca zamieszania

Przepisy dotyczące dokumentacji medycznej znajdują się także w rozporządzeniu Ministra Zdrowia z dnia 8 września 2015 r. w sprawie ogólnych warunków umów o udzielanie świadczeń opieki zdrowotnej. Zawarte tam przepisy odnoszą się wyłącznie do podmiotów, które współpracują z NFZ. W § 10a jeszcze niedawno znajdowała się norma nakładająca na takie gabinety obowiązek prowadzenia elektronicznej historii zdrowia i choroby pacjentów.

Minister Zdrowia uległ sugestiom środowisk medycznych. Przepis § 10a został uchylony kolejnym rozporządzeniem z dnia 11.12.2018, które weszło w życie 1 stycznia 2019 roku. Wynika z tego, że nawet ci fizjoterapeuci, którzy współpracują na co dzień z Funduszem nie muszą przechodzić jeszcze na dokumentację w formie elektronicznej.

To w końcu kiedy EDM?

Ustawa o systemie informacji w ochronie zdrowia podaje w art. 56 kolejne terminy:

(...)2.Recepty mogą być wystawiane w postaci papierowej do dnia 31 grudnia 2019 r.3.Skierowania mogą być wystawiane w postaci papierowej do dnia 31 grudnia 2020 r.
  1. Dane zawarte w elektronicznej dokumentacji medycznej określonej w przepisach wydanych na podstawie art. 13a, za pośrednictwem SIM, udostępnia się od dnia 1 stycznia 2021 r.

Żadna z powyższych zmian nie dotyczy na dzień dzisiejszy fizjoterapeutów. Trzeba jednak wziąć pod uwagę ogólny trend cyfryzacji usług i tendencje legislacyjne w tym zakresie. Naszym zdaniem pełna, obowiązkowa dokumentacja medyczna dla wszystkich zawodów medycznych to tylko kwestia czasu. Zmiana przepisów w tym zakresie to dla prawodawcy przysłowiowa pestka. Kiedy to się wydarzy? Tak naprawdę nie wiadomo. O kolejnych zmianach prawnych będziemy Cię informować na bieżąco!

Warto się przygotować

O dokumentację warto jednak zadbać w bezstresowych warunkach - z wyprzedzeniem i stworzyć tym samym przewagę konkurencyjną nad innymi gabinetami. Dokumentacja na papierze ma swoje wady i ograniczenia, a przejście na wersję elektroniczną pozwoli Ci zmaksymalizować korzyści z Twojego biznesu.

Wybór dobrego oprogramowania to zdecydowana oszczędność czasu. Na dzień dzisiejszy w świecie medycyny dochodzi do absolutnego przerostu wymogów biurokratycznych. Phillips w 2016 roku przedstawił, że na jedną godzinę leczenia przypadają dwie godziny pracy biurowej pracowników ochrony zdrowia.  Dobrze zaprojektowane oprogramowanie może odwrócić te proporcje.

Elektroniczna dokumentacja medyczna często tworzy całość z narzędziami do zarządzania przychodnią. Zintegrowane terminarze, tworzenie i przeglądanie bazy pacjentów, statystyki i powiadomienia SMS o nadchodzących wizytach przekładają się na wydajność pracy, wyższy poziom organizacji, a w efekcie więcej czasu dla Twoich pacjentów.

Przejście na dokumentację w formie elektronicznej to także wzrost bezpieczeństwa danych Twoich pacjentów. Prowadząc przychodnię jesteś administratorem zbioru danych szczególnie wrażliwych. Ich zabezpieczenie to nie lada wyzwanie i duża odpowiedzialność. Dobrze jest zlecić to zadanie profesjonalistom, którzy przejmą ten obowiązek od Ciebie.

Podstawa prawna:

Ustawa o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta Dz. U. 2009 Nr 52, poz. 417 tj. DZ. U. 2017 r. poz. 1318

Rozporządzenie Ministra Zdrowia w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania Dz.U. z 2015 r. poz. 2069

Ustawa o systemie informacji w ochronie zdrowia Dz.U. 2011 Nr 113, poz. 657t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1845

Rozporządzenie Ministra Zdrowia w sprawie rodzajów elektronicznej dokumentacji medycznej Dz.U. z 2018 r. poz. 941

Rozporządzenie Ministra Zdrowia w sprawie zmiany rozporządzenia zmieniającego rozporządzenie w sprawie ogólnych warunków umów o udzielanie świadczeń opieki zdrowotnej Dz.U. z 2018 r. poz. 2364

Zdjęcie: https://icons8.com/